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Tutorial: Briefpapier nach DIN-Normierung erstellen und designen


Gewiss hat die Bedeutung von klassisch gedrucktem Briefpapier in den letzten Jahren durch die digitale Revolution ein wenig gelitten und Informationen werden primär per E-Mail versendet, aber dennoch bleibt die berechtigte Frage: Worauf soll die nächste Rechnung oder Mahnung gedruckt werden? Oder die Einladung zum Tag der offenen Tür? Das nächste Arbeitszeugnis für den Mitarbeiter oder die nächste Produktankündigung?

Im üblichen Geschäftsalltag begleitet uns das Briefpapier nach wie vor und auch gegenüber unseren Kunden repräsentieren wir damit unser Unternehmen. Schauen wir uns also heute einmal an, wie man ein derartiges Briefpapier logisch und inhaltlich korrekt in Adobe InDesign aufbereitet.

Briefpapier TYPOWERKSTATT

Grundsätzlich sind – wie bei jeder Ausgestaltung – zu Beginn die Ausmaße essenziell und auch wegweisend. Briefpapier im DIN-A4-Format hat in Deutschland immer eine Breite von 210mm und eine Höhe von 297mm. In InDesign könnt ihr über den Shortcut Ctrl+N oder Datei>Neu einen neuen Arbeitsbereich anlegen und im sich öffnenden Dialog die entsprechenden Parameter eingeben. Zusätzlich wählt ihr bei den Rändern Oben 10mm,Unten 7mm, Links 10mm und Rechts 10mm. Den Grund hierfür werden wir uns gleich näher ansehen. Zum Schluss wählt ihr noch umlaufend im Anschnitt 3mm Beschnittzugabe an allen Seiten. Ist das Kettensymbol aktiviert, wird der Wert für alle 3 restlichen Seiten übernommen.

seitenränder einstellen

Bevor wir uns an die Gestaltung machen, werden wir uns einen Überblick über die Normierung DIN 5008 verschaffen, die die Schreib- und Gestaltungsregeln für die Textverarbeitung festlegt. Ein große Hilfestellung findet man auf Wikipedia. Hier laden wir uns die Vermaßung als Vektordatei DIN_5008_Form_B.svg mit tiefgestelltem Anschriftfeld, sprich 50 mm unter der oberen Blattkante, herunter und platzieren sie exakt auf unserer InDesign-Arbeitsfläche.

vermassung briefpapier

Damit man die Vorlage besser erkennen und auch als Hilfsmittel nutzen kann, empfiehlt es sich, über einen Rechtsklick auf die platzierte SVG-Datei die Anzeigeleistung auf Hohe Qualität zu setzen. Nun sehen wir, dass der linke und der rechte Rahmen unseres Dokuments bereits mit der Vorlage übereinstimmen.

anzeigenleistung

Im nächsten Schritt ziehen wir uns ein paar Hilfslinien ins Dokument, die deckungsgleich mit den Markierungen auf der Vorlage sind. Bevor wir das tun, müssen wir aber die DIN-Vorlage sperren, damit wir sie nicht versehentlich verschieben. Dies geht über den Shortcut Ctrl+L oder im Ebenenbedienfeld über das Schloss-Symbol.

hilfslinien hinzufügen

Hilfslinien sind ein enorm wichtiger Bestandteil beim Layouten, damit man einerseits die Übersicht behält und andererseits die praktische Unterstützung magnetischer Andockpunkte bekommt. Es empfiehlt sich deshalb auch, über Ansicht>Raster und Hilfslinien die zwei Optionen Intelligente Hilfslinien und An Hilfslinien ausrichten zu aktivieren. Nun ziehe ich erst einmal mit gedrückter Maustaste über die Lineale am Rand vertikale und horizontaleHilfslinien heraus. Diese setze ich wie folgt und sie können oben in der Maßangabe exakt positioniert werden:

Von links: 25mm und 155mm

Von oben: 45mm, 50mm, 55mm, 90mm, 98,5mm, 105mm, 148,5mm und 210mm

Für die weitere Bearbeitung benötigen wir jedoch noch etwas:

Einerseits legen wir über das Bedienfeld Farbfelder den CMYK-Wert 31 / 10 / 98 / 15 an und laden uns aus dem Netz die beiden freien und kostenlosen Schriften (mit allen Schriftschnitten) der Playfair Display und Bebas Neue.

Für die weitere Bearbeitung blende ich die SVG-Datei über das Ebenenbedienfeld (Symbol: Auge) einfach aus. Jetzt beginnen wir mit der Ausgestaltung des Briefkopfs. In der Gestaltung gilt immerzu die Regel: Weniger ist mehr! Wenn ihr mit Objekten, Bildern und Texten arbeitet, beachtet bitte stets die Einhaltung von Symmetrien. Kein Element wird willkürlich auf der Arbeitsfläche platziert. Im Gegenteil: Alles folgt einer gewissen Struktur und Ordnung. Unsere Hilfslinien helfen uns dabei. Ich ziehe oben also zwei Rechtecke in Schwarz auf mit einer Höhe von 6mm und Breite von 45mm. Objekte, die am Rand positioniert sind, müssen immer in die 3mm starke Beschnittzugabe einfließen, damit unschöne Blitzer beim Drucken und Schneiden vermieden werden. Links und rechts orientieren wir uns an der 10-mm-Marke.

Briefkopf gestalten

Für den Firmennamen, der in unserem Beispiel fiktiv “Die Typ(o)werkstatt” lautet, wähle ich die prägnante Schrift Bebas Neue Bold. Große Buchstaben betonen die Liebe zur Schrift, weswegen stolze 74pt zum Einsatz kommen, und die Laufweite in der Zeile erhöhen wir auf 34, um sie vollkommen auszutreiben. Auch das Textfeld orientiert sich wieder an bestehenden Symmetrien und Achsen.

Im weiteren Verlauf bedienen wir uns ganz einfacher Mittel des Grafik-Designs und beschränken uns auf vereinfachte Formen. Dies unterstreicht die Ästhetik. Ein breites Rechteck in Schwarz mit einer Höhe von ebenfalls 6mm wird oberhalb der 45-mm-Markierung positioniert. Darauf erstelle ich ein Textfeld mit weißer Schrift, fülle es mit allen Buchstaben des Alphabets und zentriere den Inhalt. Anschließend ändere ich solange die Laufweite nach oben ab, bis die gesamte Zeile ausgefüllt ist. In meinem Fall liegt der Wert bei 850.

firmenlogo gestalten

Weiter geht es mit den Lochmarken. Diese können, müssen jedoch nicht auf der Briefvorlage enthalten sein. Will man jedoch eine Unterstützung zum Falzen oder Abheften leisten, dann bietet es sich an, kleine dünne Linien am linken Rand zu setzen. Die Marken hierfür lauten: 105mm, 148,5mm und 210mm.

lochmarken

Nun folgt noch die Fußzeile mit den typischen Angaben zur Kontaktaufnahme. Hierzu gehören Adresse, Telefonnummern, Webadresse(n), E-Mail, Bankdaten, Steuernummer, Geschäftsform und Inhaber sowie Komplementäre und auch Registerauszüge. Wichtig: Die DIN 5008 regelt nicht die Inhalte, sondern lediglich das Wie. Weitere Informationen hierzu können der DIN-5008-Normierung entnommen werden.

Da die zu transportierenden Informationen häufig recht üppig sind, gilt es, hierbei den vorhandenen Platz klug auszunutzen. Ich habe mich in meinem Beispiel für zwei Textfelder entschieden, die einmal den Text links- und einmal rechtsbündig darstellen. Bei kleinen Schriften ist es ratsam, vom Standardzeilenabstand abzuweichen und auch die Laufweite zu erhöhen, weswegen die 10pt große Schrift mit einem 14-pt-Zeilenabstand versehen und in der Laufweite um 30 erhöht wurde.

Ebenso wiederholen sich zwei Elemente, die wir bereits im Briefkopf erstellt haben, nämlich die zwei schwarzen Rechtecke. Auch im unteren Bereich ragen sie wieder 3mm in den Anschnitt.

fussnote formatieren

Das wären eigentlich schon die Inhalte für die Vorderseite, die ich aus designästhetischen Gründen auf einer modernen Briefvorlage dieser Art verbauen würde. Exemplarisch kann man zur besseren Visualisierung dann auch einmal einen Dummytext ergänzen, damit wir besser abschätzen können, wie der Gesamteindruck der Vorderseite sein wird. Wichtig ist natürlich, dass die folgenden Schritte nicht zum Druck gehören und entsprechend ausgeblendet oder gelöscht werden sollten, bevor das PDF für die Druckerei exportiert wird.

Wir ergänzen also Textfelder für das Anschriftenfeld und das Datum. Die Angabe des Datums orientiert sich an meinem Beispiel nicht an der Vorlage, das Anschriftenfeld hingegen schon. Für einen Kontrast in den verbauten Schriften wechsele ich nun auf eine Schrift mit schönen Serifen: Playfair Display im Schriftschnitt Regular und 10pt. Ein Hoch auf die Vielfalt unserer Schriften. Darunter setze ich einen Platzhaltertext als Briefinhalt und lege eine fiktive Unterschrift darauf. So kann ich mir das Ergebnis besser vorstellen und bin damit auch sehr zufrieden.

platzhaltertext einfügen

Ein Briefpapier mit einer bedruckten Rückseite – sprich ein beidseitig bedrucktes Papier – ist nicht nur eine Frage des Geschmacks, sondern auch eine berechtigte ökonomische Frage. Schließlich kostet das Druckverfahren von zwei Seiten automatisch mehr Geld. In puncto Design ist aber eine bedruckte Rückseite immer ein Mehrwert und obendrein ein fantastischer Eyecatcher. Wir wollen also darauf nicht verzichten und legen über das Seiten-Bedienfeld eine neue Seite an.

Hilfslinien können wir uns nun sparen, denn wir beschränken uns auf eine kreative Sprache für das Branding unserer fiktiven Firma. Hierfür erstellen wir vier unterschiedlicheRechtecke, platzieren sie in symmetrischen Abständen zueinander und achten auch hier darauf, dass wir die Beschnittzugabe an den Rändern inkludieren. Der Hintergrund steht schon einmal.

rückseite gestalten

Viel mehr Zulauf wird es auf der Rückseite nicht geben, nur zwei einfache Elemente. Das erste ist ein großer Buchstabe. Das A – der Beginn des Alphabets. Als Schrift wähle ich auch hier die Bebas Neue im Schriftschnitt Bold und 706 pt. Die Ober- und Unterkante des Letters lasse ich allerdings in den Weißraum einfließen.

Es ist übrigens sehr typisch, dass man für die Designsprache und das Branding (wie zum Beispiel Überschriften) eine vollkommen andere Schrift verwendet als für den Mengentext. Der Grund ist, dass Mengentext gut lesbar sein muss und nicht anstrengend werden soll. Dies kann mit prägnanten und aufmerksamkeitsstarken Fonts schwer erzielt werden.

buchstaben gestalten

Unten setzen wir nun noch einen Akzent in Form eines Statements. Wir wählen die grüne Hausschrift, den Light-Schnitt der Bebas Neue und 20 pt mit linksbündiger Ausrichtung. Achtet darauf, dass ihr auch hier immer mit gleichmäßigen Abständen arbeitet. Konkret bedeutet das in diesem Fall: Der Abstand zwischen dem Rand und dem dunklen Rechteck ist exakt genauso hoch wie der Abstand zwischen der Endlinie der dunklen Box und der Unterlinie des Textfelds (gekennzeichnet durch zwei rote Markierungen). So wird gestalterische Harmonie erschaffen. Fertig!

typographie gestalten

Das kleine Symbol rechts unten deutet an, die aktuelle Ansicht in einen sogenannten Split-Screen zu verwandeln. Das tun wir doch gleich einmal und beurteilen das Ergebnis beider Seiten nebeneinander.

vorschauansicht

Nun könnt ihr euch an den korrekten Export des PDF machen. Hier gibt es gravierende Unterschiede und je nachdem, wo ihr euer Briefpapier drucken lassen wollt, werden unterschiedliche Parameter verlangt. Am besten ihr sucht euch einen Druckpartner aus wie www.printcarrier.com und erfragt die gewünschten Druckeinstellungen, da man hier nicht von einem Patentrezept ausgehen kann. Nun wünsche ich euch viel Spaß bei der Gestaltung eures eigenen Briefbogens.

 

Kategorie: Tutorials



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