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Tipps für Startups: Geschäftsbriefe richtig verfassen


Die Sache mit den Geschäftsbriefen kann am Anfang erst mal einschüchternd sein. Schließlich handelt es sich hier um ein formelles Dokument, das ein geschäftliches Anliegen nach außen kommuniziert. Als Geschäftsbrief gilt übrigens jede Mitteilung, die ein Unternehmen an einen Außenstehenden sendet, also auch Auftragsbestätigungen, Angebote, Korrespondenz mit Lieferanten und vieles mehr. Und alle diese Mitteilungen unterliegen so einigen Regeln, Pflichten, Normen und Gepflogenheiten. Nun kommt zur Befangenheit wahrscheinlich noch eine Portion Verwirrung dazu. Was MUSS laut Handelsrecht in einen Geschäftsbrief? Was SOLLTE rein? Was hat es mit der DIN 5008 auf sich? Was ist verpflichtend und wo habe ich Gestaltungsspielraum? Viele Fragen, die wir Schritt für Schritt für Sie beantworten möchten.

Das MUSS rein

Damit die schlimmsten Fehlerquellen vom Tisch sind, beschäftigen wir uns als erstes mit den Pflichten. Die folgenden Punkte MÜSSEN also in einem Geschäftsbrief angegeben werden, damit dieser handelsrechtlich korrekt verfasst ist:

  • Vor- und Nachname des Gesellschafters/der Gesellschafter
  • Ladungsfähige Anschrift des Unternehmens
  • Bei Gesellschaften bürgerlichen Rechts der Zusatz GbR

Bei einem Unternehmen mit Handelsregistereintrag kommen noch einige zusätzliche verpflichtende Angaben dazu. Das sind:

  • Firmenname
  • Bezeichnung der Rechtsform
  • Ort der Handelsniederlassung des Unternehmens
  • Registernummer im Handelsregister
  • Bei einer GmbH müssen die Geschäftsführer angegeben werden
  • Wurde ein Aufsichtsrat gegründet, muss der Vorsitzende mit Vor- und Nachnamen genannt werden
  • Bei einer Aktiengesellschaft müssen alle Vorstandsmitglieder benannt und der Vorstandvorsitzende gesondert gekennzeichnet werden

Das SOLLTE rein

Okay, den gesetzlichen Verpflichtungen ist damit Genüge getan. Doch würde Ihr Geschäftsbrief reichlich unprofessionell wirken, wenn Sie es bei den Pflichtangaben belassen würden. Daher empfehlen wir unbedingt auch die Angabe von:

  • Website
  • E-Mail-Adresse
  • Telefon- und Fax-Nummer
  • Datum und Ort
  • Bankverbindung
  • Logo

Was regelt DIN 5008?

Nach dem ‚Was‘ geht es nun um das ‚Wie‘. Im Zusammenhang von Geschäftsbriefen hört man oft von der DIN 5008. Diese Norm regelt den formalen Aufbau eines Formbriefs. Allerdings handelt es sich lediglich um eine Empfehlung für die Textverarbeitung, die einem das Leben ein bisschen leichter machen kann und den Geschäftsbriefverkehr vereinheitlichen soll. Bei Einhaltung der Regelungen hat man zum Beispiel den Vorteil, dass die Empfängeradresse des Geschäftsbriefs perfekt für ein Kuvert mit Sichtfenster ausgerichtet ist. Alles in allem hat die aktuelle Ausgabe der DIN 5008 einen Umfang von 70 Seiten und enthält Festlegungen für Satzzeichen, Schriftzeichen, Formeln, Seiteneinteilung, Gliederungen des Texts und etliches mehr. Natürlich betreffen nicht alle Regelungen jede Art von Geschäftsbrief. Und man muss auch nicht vor jedem Brief 70 Seiten Regelwerk durchstöbern. Einmal eine passende Vorlage heruntergeladen, kann man jederzeit mit dem Verfassen eines genormten Geschäftsbriefs loslegen.

Was schreibe ich?

Das nervigste ist geschafft: Alle Pflichtangaben sind gemacht, wichtige zusätzliche Informationen werden genannt und das alles ist in eine professionelle (oder sogar DIN) Form gebracht. Jetzt muss nur noch die Aussage auf‘s Papier. Damit auf den letzten Metern nichts schief geht, haben wir noch ein paar Tipps für den Inhalt Ihres Geschäftsbriefs:

  • Kurz halten und auf den Punkt formulieren
  • Wichtiges zuerst, Unwichtiges am besten gleich ganz weglassen
  • Korrekte Rechtschreibung sollte selbstverständlich sein
  • Aufschlussreiche Betreffzeile
  • Höfliche Grußformeln wie „Sehr geehrte/r…“ und „Mit freundlichen Grüßen“ sind weiterhin Standard
  • Unterschrift nicht vergessen!

Geschäftsbrief als E-Mail

Natürlich wird heute nicht mehr jeder Geschäftsbrief auch tatsächlich auf Papier ausgedruckt und von der Post zugestellt. Eine E-Mail kann genauso als Geschäftsbrief gelten. Und auch hier gibt es Pflichtangaben im E-Mail-Impressum. Die gute Nachricht ist: Die Pflichtangaben im Impressum sind identisch mit den Vorschriften für einen Brief auf Papier. Die Angaben müssen jedoch in der Signatur der E-Mail ausformuliert zu finden sein und nicht etwa nur verlinkt werden. Wenn alle Pflichten erfüllt sind, lässt sich der übrige Platz in der Signatur kreativ für ein Banner oder den Verweis auf die Social-Media-Kanäle verwenden.

Zusammenfassung: Wie erstelle ich einen Geschäftsbrief?

  • Brief nach DIN 5008 Formatvorlage aufbauen
  • Pflichtangaben des Unternehmens einfügen
  • Weitere wichtige Informationen zum Unternehmen hinzufügen
  • Inhalt präzise und professionell formulieren
  • Unterschrift nicht vergessen
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Yvonne Feldmeier

Kategorie: Aktuelles

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