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Termine erfolgreich planen – 5 Tipps wie Sie Ihren Kalender optimal nutzen


„Niemand plant zu versagen, aber die meisten versagen beim Planen.“ So könnte man den täglichen Stress beim Zeitmanagement und der eigenen Aufgabenverwaltung umschreiben – oder sogar erklären. Termine bestimmen nun mal bei den meisten Menschen den Tagesablauf, egal ob man eine Familie, einen kleinen Betrieb oder eine Abteilung zu organisieren hat. Und viel zu oft gehen die Dinge durcheinander, es wird etwas vergessen oder es scheint immer für alles zu wenig Zeit vorhanden zu sein. Dieser tägliche Stress ist aber kein Naturgesetz, an dem sich nicht rütteln lässt. Mit ein paar Kniffen und ein bisschen Umdenken kann Ihr Tag viel entspannter und effektiver ablaufen. Wir geben Ihnen heute 5 unbezahlbare Tipps, wie Sie Ihren Kalender wirklich optimal nutzen und zeitfressende Fehler vermeiden.

1. Nicht jeder Kalender passt zu jedem Leben

Wenn man kein fotografisches Gedächtnis hat (was wahrscheinlich auf die meisten von uns zutrifft), wird man um die Verwendung eines Terminkalenders kaum herumkommen. Viele nutzen digitale Angebote, lassen sich über die Terminverwaltung von Outlook an Aufgaben erinnern oder organisieren sich über einen Online-Kalender. Eine gute Möglichkeit, um bei der Arbeit am Computer nicht die Zeit zu vergessen. Doch ein elektronischer Kalender ist nicht für alle Lebenssituationen ideal. Papier funktioniert einfach immer – was man von technischen Geräten leider nicht behaupten kann. Unabhängig von Strom, technischen Störungen und (der Super-GAU) Datenverlust ist der Papierkalender jederzeit auch für schnelle Notizen bereit. Daher ist es bei aller Modernität empfehlenswert, sich zumindest zusätzlich auf einen Papierkalender zu verlassen.

Und welcher Kalender macht meine Planung perfekt? Da gibt es nicht DEN goldenen Weg. Größere Gruppen wie Familien und Büroabteilungen müssen beispielsweise häufig Termine aufeinander abstimmen und brauchen eine übersichtliche und für alle einsehbare Möglichkeit zu planen. Hier bietet sich ein großer Wandkalender an, auf dem das Fußballtraining vom Sohn, der Arzttermin der Tochter, der Geburtstag von Tante Helga oder im Büro alle Urlaubstermine der Kollegen eingetragen werden können. Will man nur jeweils einen Monat fest im Blick haben, plant es sich am besten mit einem Streifenkalender. Minutengenaue Planung, viele Termine und wichtige Deadlines brauchen einen detailliert strukturierten Kalender wie einen Tischkalender und für ein Extra an Übersicht sorgt ein Jahresplaner. Noch eine gute Idee für alle, die nur eine kleine und jederzeit griffbereite Gedächtnisstütze brauchen: Handlicher und übersichtlicher als ein Visitenkarten-Kalender geht einfach nicht!

2. Alles an (s)einem Platz?

Warum sollte man in einen Kalender nur ganz stur seine Termine eintragen, wenn er doch noch viel mehr kann? Zusätzliche Anmerkungen, Notizen und To-Do-Listen landen meistens in einem weiteren Notizbuch oder werden schnell auf irgendwelche Zettel gekritzelt. Damit ist das Chaos fast schon vorprogrammiert. Das kann auch mit ein Grund dafür sein, dass sich die Termine des Tages und weitere wichtige Aufgaben scheinbar nie vereinbaren lassen wollen. Wir empfehlen ganz klar: Nicht alles an seinem Platz, sondern alles an einem Platz. Notieren Sie neben einem Termin auch gleich die passenden Kontaktdaten, schreiben Sie Ihre Reisedaten zum Auswärtstermin in den Kalender oder notieren Sie Ihre weiteren To-Dos für den Tag.

3. Puffer zur Stressdämpfung

Jeder Kalender ist schön ordentlich in einzelne Zeilen und Spalten aufgeteilt. Das heißt, wenn jeder Termin sein eigenes Kästchen hat und alle Kästchen schön mit Terminen gefüllt sind, ist alles perfekt geordnet und maximal effektiv. Leider falsch! Da spielt die Realität nicht mit. Egal wie genau man seine Termine plant, irgendwas dauert immer länger. Also auf keinen Fall jeden freien Fleck mit Aufgaben ausfüllen, sondern Puffer einbauen. Denn eine zu enge Taktung ist das zuverlässigste Rezept für Stress pur.

4. Ich hab‘ jetzt einen Pausentermin

Es fühlt sich erst mal ungewohnt an. Und der eigene Leistungswille widersetzt sich. Aber: Tragen Sie auch Pausen für Sport und Erholung in Ihren Kalender ein. Die Mittagspause oder der freie Tag werden sonst im Eifer des Gefechts gerne mal spontan gestrichen. Dabei weiß eigentlich jeder: Man braucht genug Regeneration, um wieder produktiv durchstarten zu können.

5. Schlau geblockt

Sie mögen Tetris? Sehr gut. Dieses Talent lässt sich auch gut bei der Terminplanung einsetzen. Sorgen Sie für zusammenhängende Blöcke. Wenn es also irgendwie möglich ist, legen Sie z.B. mehrere Auswärtstermine hintereinander. Damit spart man sich viel unnötige Fahrerei und der Tag ist weniger zerfetzt. Wenn Sie alle aufwändigen Termine auf einen oder zwei bestimmte Tage in der Woche bündeln, bleiben die anderen Tage frei für andere Aufgaben.

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Yvonne Feldmeier

Kategorie: Aktuelles
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